Joule ajanları, SAP SuccessFactors ve bağlantılı İK süreçlerinde belirli görevleri yerine getiren yapay zekâ bileşenleridir. Joule asistanları, bu ajanları bir iş sürecinin adımlarında koordine eder. SAP, Sapphire 2026’da bordro ve işe alım süreçlerine yönelik Payroll Assistant ve Recruiting Assistant’ı duyurdu (SAP Sapphire Innovation News Guide, 2026).
Bu yazıda bir ajan bordroya ya da işe alıma dokunduğunda onayın kimde kalması gerektiğini ve hangi kayıtların tutulduğunu anlatıyoruz.
Joule asistanları bordroda ve işe alımda ne yapıyor?
SAP’nin duyurusuna göre Payroll Assistant, bordro çalıştırmalarının hazırlığını koordine ediyor, olası sorunları önceden belirlemeye yardımcı oluyor ve bordro yöneticilerine çözüm önerileri sunuyor. Core HR ve Time asistanlarıyla birlikte çalışacak şekilde tasarlandı. Recruiting Assistant ise özgeçmiş eşleştirmeden mülakat koordinasyonuna kadar işe alım ekiplerine destek veriyor. Bu yapı, SmartRecruiters ve SAP SuccessFactors arasındaki işe alım süreçlerini birbirine bağlıyor (SAP, 2026).
Bu işlerin ortak noktası, sonucun bir kişiyi doğrudan etkilemesidir. Bordrodaki bir hata çalışanın ücretine yansır. İşe alımdaki bir eleme kararı adayın başvurusunu sonlandırır.
SuccessFactors projelerinde sık karşılaştığımız konulardan biri, bir işlemi kimin gerçekleştirebildiği ve kimin onaylaması gerektiği arasındaki ayrım. Joule ajanları devreye girdiğinde de bu ayrım önemini koruyor.
Bu soru neden şimdi önemli?
Ajanlar yalnız soru yanıtlamakla kalmıyor, birden çok adımı birlikte yürütüyor. Bu nedenle “hangi adımda kim karar verdi?” sorusu, bir denetimde ya da itirazda ilk sorulan soru hâline geliyor.
İşe alım tarafında bir de mevzuat boyutu var. AB Yapay Zekâ Yasası, başvuruları analiz etme, filtreleme ve adayları değerlendirme amacıyla kullanılan yapay zekâ sistemlerini yüksek risk kapsamında ele alıyor. Bu sistemler için insan gözetimi ve otomatik oluşturulan kayıtların saklanması gibi yükümlülükler öngörülüyor. Kurumun kontrolündeki otomatik kayıtlar için öngörülen asgari süre, yasal istisnalar saklı kalmak üzere altı ay. Bu yüksek risk kurallarının uygulanmaya başlaması 2 Aralık 2027 olarak belirlenmiş durumda (AB Yapay Zekâ Yasası, 2026). AB’de işe alım yapan şirketler bu kuralları planlarına şimdiden almalı.
Türkiye’de de benzer bir soru var. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (KVKK) 11. maddesi, kişisel verilerin münhasıran otomatik sistemler aracılığıyla analiz edilmesi sonucu kişinin aleyhine ortaya çıkan bir sonuca itiraz etme hakkı tanıyor (KVKK, madde 11). Bu nedenle aday veya çalışanı etkileyen kararların hangi aşamada ve kimin sorumluluğunda alındığının izlenebilir olması önem taşıyor.
Ajan kimin yetkisiyle çalışıyor?
SAP SuccessFactors’ta Joule kullanıcının rol bazlı yetkileri (RBP) ile çalışır. “Access to Joule” iznine ek olarak ilgili ajanı kullanma yetkisi gerekir; ajanın çalışan verilerine erişimi de kullanıcının yetkileriyle sınırlıdır. SAP AI Agent Hub ise farklı bir amaca hizmet eder. Kurumdaki yapay zekâ ajanlarının envanterini, sahipliğini ve yönetişim durumunu tek yerden görünür kılar (SAP Help Portal, 2026).
SAP AI Agent Hub’da ajanların sahibi, risk sınıfı ve yönetişim durumu kayıt altına alınabiliyor. Böylece hangi ajanın hangi amaçla kullanıldığı ve yönetiminden kimin sorumlu olduğu görünür hâle geliyor.
SuccessFactors’ta yalnızca “Access to Joule” yetkisi vermek, çalışanın göremediği verilere erişim açmaz. İlgili ajan izni, hedef kitle ve alan bazlı RBP yetkileri uygulanmaya devam eder. Bu nedenle çalışan ve yönetici gibi farklı roller, kendi yetki kapsamları içinde ajanı kullanır.
Ajanın yaptığı işler nerede kaydediliyor?
SAP Cloud ALM’deki AI Agent Monitoring, izlemeye bağlanan yapay zekâ ajanlarının çalıştırma ve oturum bilgilerini, performans göstergelerini ve hatalarını takip etmeye yarıyor. SAP AI Agent Hub ise ajan envanteri, risk ve sahiplik bilgilerine odaklanıyor. Böylece ajanların çalışma performansı ile kurumsal yönetişim bilgileri ayrı başlıklarda izlenebiliyor (SAP Help Portal, AI Agent Monitoring).
Bu izleme, ajanın nasıl çalıştığını ve nerede hata oluştuğunu gösterir. Ancak “hangi çalışan kaydı, kim tarafından, ne zaman değiştirildi ve bu değişikliği kim onayladı?” sorusu farklı kayıtlardan yanıtlanır. SuccessFactors Change Audit değişikliğin izini, ilgili iş akışı kayıtları ise onay adımlarını gösterir.
SuccessFactors Change Audit raporlarında, kapsama giren değişikliklerin hangi kayıtta, ne zaman ve hangi hesap üzerinden yapıldığı görülebilir. Joule üzerinden bir değişiklik yapıldığında, bu işlemin sistemde hangi kullanıcı veya teknik hesap üzerinden kaydedildiği önem taşıyor. SuccessFactors’ın değişiklik geçmişi ile ilgili onay kayıtlarını birlikte değerlendirmek gerekiyor.
Onay kurgusunu nasıl tasarlamalı?
Ajanları devreye almadan önce aşağıdaki adımları netleştirin:
- Ajanın yalnız öneri hazırladığı adımlarla işlem yaptığı adımları ayırın.
- Bordro tutarını değiştiren her işlem için bir onay eşiği ve onaylayan rol tanımlayın.
- İşe alımda eleme, ret ve teklif kararlarını insan onayında tutun.
- Hangi kayıtların ne kadar süre saklanacağını belirleyin.
- Her ajan için bir sahip ve bir sorumlu atayın.
Bu adımları bordro ve işe alım ekipleriyle birlikte belirleyin. Onay eşiğini yalnız sistem ekibi değil, sürecin sahibi olan ekip de kabul etmeli. Böylece ajan devreye girdiğinde kimin neyi onayladığı herkes için açık olur.
SuccessFactors projelerinde onay tasarımının temel kararı, işlemi gerçekleştirme yetkisi ile iş kararını onaylama sorumluluğunu ayırmaktır. Joule ajanları bilgi hazırlayabilir ve tanımlı adımları destekleyebilir; ücret, işe alım sonucu ve benzeri kritik kararlar için onay sorumluluğu süreç sahibinde açıkça tanımlanmalıdır.
İKSAP ile Joule ajanlarına hazırlık
SAP SuccessFactors’ta Joule ajanlarını devreye alırken yetki, onay ve kayıt kurgusunu süreçlerinizle birlikte tasarlıyoruz. Böylece ajanlar işi hızlandırırken kararlar sizde kalıyor. SAP SuccessFactors ve İK teknolojileri ve yapay zekâ çalışmalarımız hakkında bilgi almak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
Joule ajanı bordroyu tek başına değiştirebilir mi?
SAP’nin Payroll Assistant için duyurduğu görevler bordro hazırlığını koordine etmek, olası hataları erken belirlemek ve bordro yöneticilerine çözüm konusunda rehberlik etmektir. Bu duyuru, ajana bordro tutarlarını tek başına ve onaysız değiştirme yetkisi verildiği anlamına gelmiyor. Ücreti etkileyen karar ve onay adımları kurumun tanımladığı süreçte kalmalıdır.
Ajanın yaptığı işler nerede izlenir?
AI Agent Monitoring ile SAP Cloud ALM’de ajanların operasyonel çalışması, oturumları ve hataları izlenir. SuccessFactors Change Audit ise çalışan verilerindeki değişiklikleri, ilgili iş akışı kayıtları da işlemi kimin onayladığını gösterir. Böylece teknik izleme ile iş süreci denetimi birbirinden ayrılır.
İşe alımda ajan kullanmak için hangi kurallar önemli?
AB Yapay Zekâ Yasası, başvuruların filtrelenmesi ve adayların değerlendirilmesi gibi işe alım amaçlı yapay zekâ kullanımlarını yüksek risk kapsamında ele alır. Bu tür sistemler için insan gözetimi ve kayıtların izlenebilirliği önemlidir. Özellikle eleme ve ret kararlarında, kararı kimin verdiğinin ve hangi aşamada onayladığının açıkça gösterilmesi gerekir.
