İKSAP Ürünü
Seyahat ve Masraf Yönetimi
Seyahat talebinden SAP FI kaydına tek akış.
Seyahat ve Masraf Yönetimi, bir iş seyahatinin talepten muhasebe kaydına kadar bütün adımlarını tek akışta yürüten HRAlyze modülüdür. Talep, onay, avans, harcırah ve masraf aynı raporda ilerler. Harcırah elle hesaplanmaz, avans masrafla kendiliğinden mahsup edilir ve onaylanan rapor SAP FI'a muhasebe kaydı olarak düşer; muhasebe hiçbir satırı yeniden yazmaz.
Hangi sorunu çözer?
Parçalı süreç.
Talep e-postada, avans ayrı formda, masraf başka sistemde yürür; bütün resmi kimse görmez.
Elle harcırah.
Tarife, süre ve yemek kesintisi her seyahatte tabloda yeniden hesaplanır.
Açık kalan avans.
Verilen avansın hangi masrafla kapandığı ay sonunda elle eşleştirilir.
İki kez yazılan fiş.
Tarih, tutar ve KDV önce personel, sonra muhasebe tarafından girilir.
Ne katar?
Veri yeniden yazılmaz.
Onaylanan talep masraf raporuna dönüşür; güzergâh ve tarih ikinci kez girilmez.
Harcırah kendini hesaplar.
Tarife, süre katsayısı, yemek kesintisi ve vergi istisnası kurala göre uygulanır; şahsi araç tazminatı kilometreden hesaplanır.
Avans açıkta kalmaz.
Ödenen avans masraf raporunda mahsup edilir; kalan bakiye görünür.
Bütçe aşımı önceden görülür.
Talep onaya giderken bütçe kontrolü yapılır; aşım harcamadan önce ortaya çıkar.
Fiş bir kez yazılır.
Tarih, tutar ve KDV belgeden okunur; personel yalnız kontrol eder.
Muhasebe satır girmez.
Rapor SAP FI'a kayıt olarak gider; hatalı aktarım ters kayıtla geri alınır.
Nasıl çalışır? — Talepten muhasebeye 6 adım
- 1
Talep
Çalışan güzergâhı adım adım sihirbazla girer; çoklu durak desteklenir.
- 2
Onay ve bütçe
Çok kademeli onay ve vekâlet; bütçe kontrolü bu adımda yapılır.
- 3
Avans
Onay limitine göre avans verilir, ödeme kaydı tutulur.
- 4
Masraf
Fiş okunur; harcırah ve kilometre tazminatı kurala göre hesaplanır.
- 5
Muhasebe
Avans mahsup edilir; satırlar aktarımdan önce simülasyonla görülebilir.
- 6
SAP FI
Rapor muhasebe kaydı olarak aktarılır; gerekirse ters kayıtla geri alınır.
Dağınık süreç ile Seyahat ve Masraf Yönetimi arasındaki fark ne?
| Süreç adımı | Bugün | İKSAP Seyahat ve Masraf Yönetimi |
|---|---|---|
| Seyahat talebi | E-posta ve onay zinciri ayrı yürür | Sihirbazla talep, çok kademeli onay ve bütçe kontrolü |
| Avans | Ayrı form; kapanışı ay sonunda elle eşleşir | Onay limitli avans, raporda otomatik mahsup |
| Harcırah | Tarife ve kesintiler tabloda hesaplanır | Tarife, süre ve kesinti kurala göre hesaplanır |
| Fiş girişi | Tarih, tutar ve KDV iki kez yazılır | Fiş okunur; personel yalnız kontrol eder |
| Muhasebe kaydı | Satırlar SAP'ye elle girilir | SAP FI'a aktarım; hata olursa ters kayıt |
Hangi muhasebe kuralları hazır gelir?
Belgesiz gider ayrışır.
Belgesiz işaretlenen masraf kabul edilmeyen gider (KKEG) hesabına yazılır.
Şirket aracı oranla bölünür.
Şirket aracı giderinde %70 gider, %30 KKEG ayrımı plakadan yapılır.
Çok şirketli yapıya uyar.
Başka şirket koduna ait fiş iki ayrı muhasebe kaydı olarak kurulur.
Kart ve kur tanımlı.
Şirket kartları personele ve masraf yerine eşlenir; günlük döviz kurları TCMB'den çekilir.
Eşleştirme zinciri ekranda.
Hangi hesabın borçlanacağı gider türü → ücret türü → sembolik hesap → SAP ana hesabı zincirinden okunur. Zincir yönetim ekranından tutulur; hesap değiştiğinde geliştirici gerekmez.
Veri nerede durur, kurulum için ne gerekir?
Veri sizde.
Müşteri sunucusuna kurulumda seyahat ve masraf kayıtları müşterinin SQL Server veritabanında tutulur; kayıtlar şirket bazında ayrılır, kaydı oluşturan ve değiştiren kişi ile zaman tutulur.
Ayrı uygulama kurulmaz.
HRAlyze üzerinde lisansla açılan modüldür.
SAP tarafında.
Muhasebe kaydı, satıcı ve personel eşleşmesi için üç SAP fonksiyonuna servis erişimi gerekir. Yönetici, şirket kodu ve istihdam türü SAP HR ve SuccessFactors'tan okunur.
Sizden istenenler.
Gider türleri, hesap eşleşmeleri, harcırah tarifesi, şirket kartları, VKN listesi ve e-posta (SMTP) bilgisi.
Sıkça Sorulan Sorular
Seyahat ve masraf neden tek üründe?
Seyahat ile masraf ayrı sistemlerde yaşamaz: onaylanan seyahat talebi masraf raporunun başlangıcıdır; avans, harcırah ve fişler aynı raporda birleşir ve tek muhasebe kaydı olarak SAP FI'a gider.
Harcırah nasıl hesaplanır?
Tarife, süre katsayısı, yemek kesintisi ve vergi istisnası tanımlı kurallara göre uygulanır; şahsi araçla yapılan yolculukta tazminat kilometreden hesaplanır.
SAP FI'a hatalı bir kayıt giderse ne olur?
Satırlar aktarımdan önce simülasyonla görülebilir; aktarılmış hatalı kayıt ters kayıtla geri alınır.
Pilot nasıl yürür?
Tek şirket kodu ve bir departmanla, ilk seyahat talebinden SAP FI kaydına kadar gerçek veriyle ilerlenir. Pilotun ilk haftası eşleştirme zincirini muhasebenizle birlikte doldurmaktır.
İlgili yazılar
Bir pilot seyahati birlikte koşalım.
Tek şirket kodu ve bir departman: talepten SAP FI kaydına gerçek veriyle.