Başlangıç noktası neydi?
Kuruluşun şubeleri ve bağlı şirketleri farklı yan haklar, izin kuralları ve kesinti düzenleriyle çalışıyor. Bu farklılıkların tek bir SAP HCM sisteminde, birbirini bozmadan tanımlanması ve yeni katılan şubelerin kısa sürede aynı yapıda bordro alabilmesi gerekiyordu.
Yeni şubeler yapıya nasıl katıldı?
Her şube için önce kavramsal toplantılarla mevcut kurallar çıkarıldı. Ardından personel ana verileri, eş ve aile bilgileri, izin bakiyeleri ve geçmiş kayıtlar toplu aktarımla sisteme alındı; şubeye özgü ücret türleri, bordro zarfı ve icmal raporları tanımlandı. Canlı bordro öncesinde paralel bordro testleriyle net tutarlar karşılaştırıldı.
Zaman yönetiminde devamsızlık türleri, izin kotaları ve otomatik kota oluşturma işleri kuruldu; kart okuyuculardan gelen hareketler ve harici izin ile müşteri ilişkileri uygulamalarıyla personel verisi entegrasyonu SAP'ye bağlandı.
Bordro desteği neleri kapsıyor?
Destek; icra ve nafaka kesintileri, kıdem ve ihbar tazminatı hesaplaması için özel bir program, aylık, yıllık ve fark icmal raporları, farklı bankalar için ödeme dosyaları ve muhasebe entegrasyonunu kapsıyor. Teşvik ve sigorta prim indirimi uygulamaları, sosyal yardımların vergi istisnası kuralları, işyeri hekimi gibi özel çalışma düzenleri ve dışarıdan sağlanan sigorta ödemeleri de bordro kurallarına işlendi.
Personel tarafında deneme süresi ve belirli süreli sözleşme bitişleri için otomatik hatırlatma e-postaları, kayıtlı elektronik posta adreslerinin toplu yüklenmesi, disiplin kayıtları ve ad hoc raporlarda kullanıcı bazlı yetki kontrolleri devreye alındı.
Bugün nerede?
Şubeler ortak bir SAP HCM yapısında, kendi kurallarıyla bordro ve puantaj alıyor. Yeni bir şube ya da yan hak eklendiğinde, aynı destek ekibi kuralı tanımlıyor, test ediyor ve canlıya alıyor.
Değerlendirme
Şube yapısıyla büyüyen dağıtım kuruluşlarında her yeni birimi ayrı bir proje gibi değil, tekrarlanabilir bir devreye alma adımı olarak ele almak gerekir. Ana veri aktarımı, kural tanımı ve paralel bordro testinden oluşan sabit bir yol izlemek, yeni şubenin ilk bordrosunu güvenli hale getirir.
Sıkça Sorulan Sorular
Şubeler aynı SAP sistemini mi kullanıyor?
Evet. Şube ve bağlı şirketler ortak bir SAP HCM yapısında çalışıyor; şubeye özgü ücret türleri, izin ve yan hak kuralları bu yapı içinde tanımlanıyor.
Hangi harici sistemlerle entegrasyon var?
Kart okuyucu hareketleri, harici izin ve müşteri ilişkileri uygulamaları ile muhasebe sistemi SAP HCM'ye bağlı.
Destek hangi bordro konularını kapsıyor?
İcra ve nafaka, kıdem ve ihbar tazminatı, icmal raporları, banka ödeme dosyaları, teşvikler, sosyal yardım istisnaları ve muhasebe kayıtları.