Başlangıç noktası neydi?
Liman işletmecisi, bağlı olduğu grubun çalışan verisini merkezi bir dijital İK platformunda topladığı bir dönemde kendi bordrosunu SAP üzerinde kurmaya karar verdi. Birden fazla işyerinde çalışan personelin bordrosu, giriş-çıkış kayıtları ve grup platformundaki çalışan hareketleri aynı yapıda buluşmalıydı.
Bordro yapısı nasıl kuruldu?
Proje kavramsal tasarımla başladı. Personel idaresi kurulumu, ücret türleri, değerleme kuralları, masraf yerleri ve masraf hiyerarşisi tanımlandı; ana veri şablonları hazırlanarak ücretler kontrol edildi ve veriler aktarıldı. Bordro birim testleri ve kullanıcıyla yapılan karşılaştırmalı kontrollerin ardından sistem canlıya alındı, kullanıcılara bordro eğitimi verildi.
Mevzuat tarafında SGK teşvikleri, asgari ücret vergi istisnası, yemek ve özel sağlık sigortası muafiyetleri, işveren katkılı BES'in muafiyet kuralı ve muhasebe kaydı, e-bildirge ve beyanname düzenlemeleri bordroya işlendi. Çok dönemli bordro ve icmal, bordro zarfı, çalışma belgesi, banka ödeme dosyası ve işe giriş-çıkış raporları kurumun ihtiyaçlarına göre uyarlandı.
Entegrasyonlar neleri kapsadı?
Grubun dijital İK platformu ile SAP arasında hangi alanların taşınacağı birlikte belirlendi; web servisler, erişim ve güvenlik ayarlarıyla kuruldu. Nakil ve organizasyon değişiklikleri platformdan SAP organizasyon yapısına, fazla mesai ve yıllık izin bilgileri ise iki sistem arasında aktarıldı. Personel devam kontrol sistemi ile SAP arasındaki personel bilgisi entegrasyonu da kapsamdaydı.
Proje sonrasında ne oldu?
Canlıya geçişten sonra İKSAP; bordro ile finans kayıtları arasındaki farkların giderilmesi, entegrasyon hatalarının çözülmesi, yeni işyeri açılışı, onay akışlarında Fiori düzeltmeleri, yetki incelemeleri ve yıllık mevzuat güncellemeleri için destek verdi. Grup platformunun bordro maliyet raporuna yeni alanlar eklendi.
Değerlendirme
Bordro kurulumu ile grup düzeyindeki dijital İK entegrasyonu aynı dönemde yürüdüğünde, hangi verinin hangi sistemde ana kaynak olacağını en başta netleştirmek sonraki hataların büyük bölümünü önler. Entegrasyonu kuran ekibin desteği de üstlenmesi, canlı ortamdaki veri farklarının kaynağına hızla inilmesini sağlar.
Sıkça Sorulan Sorular
Projede hangi SAP İK alanları kuruldu?
Personel idaresi ve bordro kuruldu; organizasyon yönetimi ve zaman verisi entegrasyonlar üzerinden yapıya bağlandı.
SAP hangi sistemlerle entegre edildi?
Grubun merkezi dijital İK platformu ile web servisler üzerinden, personel devam kontrol sistemi ile de personel bilgisi aktarımı üzerinden entegre edildi.
Bordroda hangi mevzuat konuları ele alındı?
SGK teşvikleri, asgari ücret vergi istisnası, yemek ve sağlık sigortası muafiyetleri, işveren katkılı BES, e-bildirge ve beyanname düzenlemeleri.