Başlangıç noktası neydi?
Üniversite bordrosu, şirket bordrolarından farklı kurallar içerir: akademik unvana bağlı ödenekler, yarı zamanlı öğretim üyeleri, araştırma projelerinde çalışan personel ve Ar-Ge teşvikleri aynı bordroda hesaplanır. Üniversitenin ihtiyacı, bu çeşitliliği SAP HCM'de doğru kurgulamak ve geçmiş personel verisini eksiksiz taşımaktı.
Bordro projesi nasıl yürütüldü?
Proje organizasyon yapısının ve personel süreçlerinin analiziyle başladı. Organizasyon yapısı, personel bilgi tipleri, unvan değişikliği gibi işlem dizileri, izin türleri ve ücretsiz izinler tanımlandı; ihtiyaç duyulan alanlar için bilgi tipleri ek alanlarla uyarlandı. Ana veri şablonları hazırlandı, geçmiş personel kayıtları dahil veriler test ve canlı sistemlere aktarıldı.
Bordro kurallarında kıst gün hesaplaması, brütten nete hesaplama fonksiyonu, üniversite ödenekleri ve istisna ödemeleri, Ar-Ge teşvikleri, asgari ücret istisnası, engelli indirimi, icra kesintileri ve stajyer ücretleri kuruldu. Bordro zarfı, kapak icmal, banka ödeme dosyaları ve e-beyanname ile e-bildirge düzenlemeleri tamamlandı; bordro testleri kullanıcı geri bildirimleriyle tekrarlandı.
Muhasebe entegrasyonunda neler yapıldı?
Bordro sonuçlarının muhasebeye aktarımı için hesap tanımları yapıldı; proje personelinin bordro maliyetinin doğru hesaplara kaydedilmesi için ayrı bir düzenleme kuruldu. Muhasebe ekibiyle birlikte aktarım hataları incelenerek kurallar düzeltildi.
Bugün nerede?
Akademik ve idari personelin bordrosu SAP HCM'de hesaplanıyor. İKSAP; bordro hatalarının analizini, yıllık mevzuat ve tatil tanımlarını, banka dosyası değişikliklerini, yeni şirket açılışlarını ve kullanıcı eğitimlerini kapsayan desteği sürdürüyor.
Değerlendirme
Üniversitelerde bordro projesinin başarısı, akademik ödenek ve proje personeli gibi kurumsal kuralların kavramsal tasarımda eksiksiz yakalanmasına bağlıdır. Geçmiş personel verisinin geçişini erken başlatmak, canlıya geçişte en çok zaman kazandıran adımdır.
Sıkça Sorulan Sorular
Projede hangi SAP İK alanları kuruldu?
Bordro, personel idaresi, organizasyon yönetimi ve zaman yönetimi; ayrıca bordronun muhasebe entegrasyonu.
Üniversiteye özgü hangi kurallar bordroya işlendi?
Akademik ödenekler ve istisna ödemeleri, yarı zamanlı öğretim üyeleri, proje personelinin maliyet kaydı ve Ar-Ge teşvikleri.
Canlıya geçişten sonra destek sürüyor mu?
Evet. Bordro, mevzuat güncellemeleri, muhasebe aktarımı ve kullanıcı talepleri için İKSAP desteği sürüyor.