Perakende ve tüketim ürünlerinde SAP İK ve bordro

• Çok lokasyon.

  Çalışma süresi, izin ve görev değişikliği bilgisi yüzlerce mağaza, depo ya da fabrikadan gelir.

• Vardiya ve kısmi süreli çalışma.

  Aynı mağazada tam zamanlı, kısmi süreli ve sezonluk çalışanlar farklı çalışma planlarıyla çalışır.

• Yüksek çalışan devri.

  İşe giriş ve çıkışlar her ay yoğundur; her biri süreli bir SGK bildirimi demektir.

• Değişken ödemeler.

  Satış primi, hedef primi ve fazla mesai bordronun en çok itiraz alan kalemleridir.

İş Kanunu'na göre haftalık çalışma süresi en çok 45 saattir; bunu aşan her saat fazla çalışmadır ve saat ücreti %50 artırılarak ödenir, fazla çalışma yılda 270 saati geçemez. Haftalık sürenin 45 saatin altında belirlendiği işyerlerinde, sözleşmedeki süreyi aşıp 45 saate kadar yapılan çalışma fazla sürelerle çalışmadır ve %25 artırımlı ödenir. Denkleştirmede iki aylık dönemde ortalama haftalık süre normal süreyi aşamaz (toplu iş sözleşmesiyle dört aya kadar). Gece çalışması 7,5 saati geçemez.

1. 1

   Vardiya planı sistemde.

   Plan mağazadaki tabloda değil, SAP zaman yönetiminde (SAP HCM ya da SuccessFactors Time Tracking) çalışma planı olarak tutulur; kısmi süreli ve sezonluk çalışanların planı ayrı tanımlanır.

2. 2

   Fiili çalışma kaynağından.

   Giriş-çıkış terminalinden ya da mağaza müdürünün self-servis onayından gelir; ay sonu elle giriş kalkar.

3. 3

   Kurallar hesaplamada.

   Fazla çalışma, fazla sürelerle çalışma, gece çalışması ve denkleştirme zaman değerlendirmesinde kural olarak çalışır, bordroya ücret türü olarak geçer.

4. 4

   Sınır önceden görünür.

   Yıllık 270 saate yaklaşan çalışanlar için yönetici ve İK'ya uyarı üretilir.

5510 sayılı Kanun'a göre işe giriş bildirgesi çalışan işe başlamadan önce verilir (tarım işyerlerinde en geç işe başlama günü); işten ayrılış bildirgesi sözleşmenin sona erdiği tarihi izleyen 10 gün içinde verilir. Süresinde verilmeyen bildirge idari para cezası doğurur. Sorun çoğunlukla bilginin mağazadan merkeze geç ulaşmasıdır.

1. 1

   Tek kayıt.

   Aday, işe alım sisteminde (SuccessFactors Recruiting ya da SmartRecruiters) kabul aldığında SAP'de işe giriş kaydı açılır; veri yeniden yazılmaz.

2. 2

   Bildirge kayıttan.

   SGK işe giriş bildirgesi bu kayıttan, SGK web servisi üzerinden gönderilir; başlama tarihi yaklaşıp bildirgesi verilmemiş çalışanlar her gün İK'nın önüne gelir.

3. 3

   Çıkış tek seferde.

   İşten ayrılış nedeni bir kez seçilir; SGK çıkış kodu, kıdem ve ihbar hesabı ve son bordro aynı kayıttan beslenir.

Satış verisi satış sisteminde, prim kuralı bir tabloda, çalışan bilgisi İK sisteminde durduğunda; ay içinde mağaza değiştiren, geçici görevle başka mağazaya giden ya da izne çıkan çalışanın primi elle düzeltilir. Prim ücret niteliğinde bir ödeme olduğundan SGK primine ve gelir vergisine tabidir; yanlış hesaplanan prim bordronun tamamını etkiler.

1. 1

   Kuralı yazın.

   Hedef, gerçekleşme oranı, kademe ve tavan yazılı hale getirilir ve sistemde tanımlanır.

2. 2

   Veriyi otomatik alın.

   Mağaza hedef ve gerçekleşme verisi satış sisteminden alınır.

3. 3

   Gün oranını sistem hesaplasın.

   Çalışanın dönem içinde hangi mağazada kaç gün çalıştığı organizasyon ve zaman verisinden hesaplanır.

4. 4

   Onaydan bordroya.

   Prim bölge müdürü onayından sonra bordroya ücret türü olarak aktarılır; çalışan kendi dökümünü görür.

Yıllık ücretli izin hakkı kıdeme göre 1–5 yıl için 14 gün, 5–15 yıl için 20 gün, 15 yıl ve üzeri için 26 gündür. Sorun hak hesabında değil planlamadadır: yaz ve bayram dönemlerinde izinler yığılır, kampanya dönemlerinde mağazada eksik kadro oluşur. İzin planının yıl başında mağaza bazında yapılması ve devreden izinlerin yöneticiye düzenli gösterilmesi hem operasyonu hem yıl sonu izin borcunu kontrol altında tutar.

• Önce veriyi kaynağında toplayın.

  Bordro hatası çoğunlukla puantaj, bildirim ve prim verisinin sisteme girdiği noktada oluşur.

• Kuralı kişiden sisteme taşıyın.

  Fazla çalışma, denkleştirme ve prim kuralları yorum değil tanım olmalıdır; aksi halde her mağaza kendi uygulamasını üretir.

• Süreli işleri tarihe bağlayın.

  SGK bildirimi gibi süresi kanunla belirlenmiş işler bir kişinin takibine değil, sistemin ürettiği günlük listeye dayanmalıdır.