Rehber
Üniversitelerde ve kamu kuruluşlarında SAP İK
Farklı kurallara bağlı kadroları tek sistemde, şeffaf ve bütçeye uyumlu yönetmek.
Üniversitelerde ve kamu kuruluşlarında aynı kurumda farklı kurallara bağlı kadrolar birlikte çalışır: akademik ve idari personel, tam ve yarı zamanlı öğretim elemanları, proje çalışanları. Her grubun ücret, izin ve ödeme kuralı farklıdır; personel giderinin bütçeyle uyumu ise yıl boyunca izlenir. Bu yapı tek sistemde, her grubun kuralı ayrı tanımlanarak yönetilebilir.
Bu rehber vakıf üniversiteleri, araştırma kurumları, kamu kuruluşları ve sağlık kurumlarının İK ve bordro yöneticileri için hazırlandı. İKSAP bu alanda eğitim ve araştırmadan 12, kamudan 4 ve sağlıktan 1 kurumla çalıştı.
Akademik ve idari kadro farklı kurallarla tek sistemde nasıl yönetilir?
Akademik unvan, kadro derecesi, ders yükü ve idari görev; idari personelde ise pozisyon, ücret kademesi ve çalışma düzeni farklı kurallara bağlıdır. Bu farklar ayrı tablolarda tutulduğunda raporlama ve denetim her seferinde elle birleştirme gerektirir.
- 1
Personel grupları ayrı.
Akademik, idari, yarı zamanlı ve proje personeli SAP'de ayrı çalışan grubu ve alt grubu olarak tanımlanır; her grubun ücret ve izin kuralı buna bağlanır.
- 2
Unvan ve görev tarihli.
Akademik unvan, idari görev ve kadro değişiklikleri tarihli kayıt olarak tutulur; geçmiş her an görülebilir.
- 3
Organizasyon tek şemada.
Fakülte, bölüm ve idari birimler SAP verisiyle senkron tek bir organizasyon şemasında izlenir.
Ders ücreti ve proje bazlı ödemeler bordroya nasıl girer?
Ek ders ücreti, dönem sonunda fiilen verilen derslere göre hesaplanır; araştırma projelerinden yapılan ödemeler ise proje bütçesine ve süresine bağlıdır. Bu ödemeler bordroya ay sonunda tablo ile girildiğinde hem hata riski hem de proje bütçesiyle mutabakat zorluğu doğar.
Ders yükü veriden.
Verilen dersler öğrenci işleri ya da ders programı sisteminden alınır; ek ders ücreti tanımlı kurala göre hesaplanır.
Proje ödemesi proje koduyla.
Proje bazlı ödemeler proje kodu ve dönemiyle girilir; bordro sonucu ilgili proje bütçesine yazılır.
Onay sistemde.
Bölüm ve proje yürütücüsü onayı sistemde tamamlanır; ödeme belgesi kayıtla birlikte saklanır.
Personel bütçesi nasıl planlanır ve izlenir?
Üniversite ve kamu kuruluşlarında personel gideri bütçenin en büyük kalemidir ve yıl içinde onaylı bütçeyle karşılaştırılarak izlenir. Yeni kadro, unvan değişikliği ve ücret artışı senaryolarının 12 aylık net bordro projeksiyonuyla görülmesi, bütçe görüşmelerini aynı veriye dayandırır.
Ayrıntı: Bütçe Yönetimi →
Çalışan geri bildirimi nasıl düzenli toplanır?
İşe başlama, görev değişikliği ve ayrılış gibi olaylardan sonra yapılan kısa anketler, kurumun çalışan deneyimini düzenli ölçmesini sağlar. Anketin olayla otomatik tetiklenmesi, kimseye elle gönderim yükü bırakmaz.
Ayrıntı: Anket Yönetimi →
Bu rehberden çıkarılacak üç ders ne?
Farkı grupla tanımlayın, tabloyla değil.
Her kadro grubunun kuralı sistemde ayrı tanımlandığında tek sistem farklı kuralları taşıyabilir.
Değişken ödemeyi kaynağına bağlayın.
Ders ücreti ders programından, proje ödemesi proje kodundan gelmelidir.
Bütçeyi bordroyla aynı veriden izleyin.
Onaylı bütçe ile gerçekleşen bordro aynı kaynaktan karşılaştırıldığında sapma ay içinde görülür.
Sıkça Sorulan Sorular
Akademik ve idari personel aynı SAP sisteminde yönetilebilir mi?
Evet. Her grup ayrı çalışan grubu ve alt grubu olarak tanımlanır; ücret, izin ve ödeme kuralları bu tanıma bağlanır.
Ek ders ücreti nasıl hesaplanır?
Verilen dersler ders programı ya da öğrenci işleri sisteminden alınır ve tanımlı kurala göre hesaplanarak bordroya aktarılır.
Proje ödemeleri proje bütçesine nasıl yazılır?
Ödeme proje kodu ve dönemiyle girilir; bordro sonucu ilgili proje bütçesine maliyet olarak dağıtılır.
Personel bütçesi SAP verisiyle planlanabilir mi?
Evet. Personel, ücret ve yan hak verisi SAP'den alınır; senaryolar 12 aylık net bordro projeksiyonuyla karşılaştırılır.
Kadro yapınızı birlikte haritalayalım
Akademik, idari ve proje personelinizin kurallarını tek sistemde nasıl toplayabileceğinizi birlikte değerlendirelim.